Életmentő e-mail kezelési tippek

Ha saját vállalkozását irányítja, valószínűleg több időt tölt el, mint amennyit szeretne, a válaszol-ra kattintva, és nem eleget azokkal a dolgokkal, amelyekkel szívesebben foglalkozna: vállalkozásépítéssel, alkalmazottak bevonásával, csak egy kis ideig a szabadideje kiélvezésével. Kerülje el a beérkező levelek idő rablását ezekkel az e-mail kezelési tippekkel.

Kezelje az e-mailjét, hogy ne az kezelje Önt

A kisvállalkozók állandóan zsonglőrködnek a prioritássokkal, gyakran dolgoznak folyamatosan – este, ünnepekkor, hétvégéken – csak azért, hogy mindent elrendezzenek. Bérszámfejtés, reklámozás, és – igen – e-mailekre válaszolás.

De az e-mailezés folyamatos kezelése gyorsan önmagában is munkává válhat. Nem csak a tennivalók listájához adódik hozzá, hanem lényegesen több stresszt is termel, miközben csökkenti a termelékenységet: az átlagembernél körülbelül 23 percet vesz igénybe az, hogy visszatérjen az e-mail miatt megszakított feladatához!

Fontosabb dolgai is vannak, mint hogy ideje nagyrészét a bejövő e-mailekre pazarolja. Kipróbált és valóban működű e-mail kezelési tippjeink segítenek a beérkező levelek szervezettségének elérésben, a stresszszintje csökkentésében és a termelékenysége magas szinten tartásában.

Válassza ki az önnek megfelelő e-mail csomagot

Kezdje azzal, hogy olyan csomagot választ ki, amely a lehető legtöbb akadályt kiküszöböli. Például válasszon olyan csomagot ahol a felhasználók hozzáférhetnek az e-mailekhez asztali számítógépekről, táblagépekről vagy telefonról is. És az általában ritkán elérhető extrák, mint például a megosztott naptárak, névjegyek és feladatok segítenek csökkenteni az időt, melyet a megosztásra vagy az információkeresésre fordít. Vegye sorra igényeit, és válassza ki a leginkább önnek megfelelő csomagot.

Tisztítsa meg Email fiókját

Szabaduljon meg a szeméttől. Alkalmazzon szűrőket a levélszemét blokkolására, hogy a bejövő levelek közé ezek meg se érkezzenek.

Szánjon rá időt, hogy leiratkozzon az e-mailekről, amelyek csak a beérkező leveleket gyarapítják postaládájában.

Óvatosan járjon el a leiratkozáskor

A leiratkozó linkek megtévesztőek lehetnek. Ha megpróbálja megnyitni, válaszolni, vagy csak egyszerűen rákattint egy spam-e-mailre, az jelezheti, hogy az ön e-mailje aktív, és ezért további spamek követhetik. Valójában az egyetlen alkalom, amikor az leiratkozásra kattinthat anélkül, hogy aggódnia kellene, ha az e-mail egy olyan cégtől érkezik, amelyet ön ismer vagy megbízik benne. Ellenkező esetben csak adja hozzá a domainnevet a blokkolt feladók listájához.

Maradjon szervezett

Hozzon létre egy logikus szervezési módszert, és ragaszkodjon hozzá. Ha a témaalapú mappák létrehozása működik az Ön számára, tegye meg. De ne feledje, az e-mailek ritkán felelnek meg a letisztult, előre meghatározott témáknak. Mielőtt észbe kapna, már 20 különböző mappából állhat levelezése. Vadászni az összes ilyen mappán keresztül, csak egy e-mail megtalálására nem feltétlenül a legjobb időtöltés. Emiatt sokan inkább egy "5 mappás megoldást" választanak:

1. Bejövő posta: olyan e-mailek tárolására, amelyek a besorolásra vagy azonnali válaszra várnak

2. Ma: olyan e-mailek, amelyeket a mai napon el kell intézni

3. Ezen a héten: e-mailek, amelyek elintézése a hét végéig esedékes

4. Ebben a hónapban: az e-maileket, amelyek elintézése e hónap végéig esedékes

5. FYI: pusztán informatív e-mailek, amelyeket szeretne elérni egy későbbi időpontban

Kapcsolja ki az automatikus e-mail értesítéseket

Az e-mailes figyelmeztetések egész nap bekapcsolva tartása magas stresszt okozhat. Gondolkodjon el a figyelmeztető jelzések kikapcsolásán például kora reggel vagy a késő éjszakai órákban. A nyomás, hogy mindig "elérhető legyen" egy általános stresszforrás a kisvállalkozások tulajdonosai számára. De a napját megszervezve, előre meghatározott  "e-mail idő" beiktatásával, csökkentheti a stresszt és javíthatja általános jó közérzetét. Ha nem kell állandóan részt vennie egy végeláthatatlan e-mailezésben, akkor lesz ideje arra, hogy összpontosíthasson más feladatokra, vagy csak élvezze egy kicsit a szabadidejét.

A Határok beállítása

Az ebédidő nem az e-mailek ellenőrzésére való. Ezt az időt evéssel töltse. Csevegjen a kollégákkal. Amikor éjjel ágyban van, aludjon. Más szóval, hozzon létre egyértelmű e-mail mentes zónákat. Ha attól tart, hogy lemarad valami fontosról, akkor adja meg telefonszámát a kollégáknak, vagy válasszon ki olyan alkalmazottakat, akik szükség esetén elérhetik Önt. Vagy hozzon létre egy automatikus e-mail választ, amelyben tudatja az önt keresőkkel, hogy mikor lesz elérhető, esetleg egy alternatív elérési utat is ajánlva, vészhelyzet esetén.

Nyugtázza a beérkezést

Tudassa a feladókkal, hogy megkapta az e-mailjüket. Állítson be egy rövid automatikus válasz üzenetet, amelyből megtudhatják, hogy megérkezett: "Megjött!", vagy csak annyit, hogy "Köszönöm!". Semmi szószátyárság, csak épp elegendő legyen ahhoz, hogy ne gondolkozzanak azon, hogy megkérdezzék-e önt egy újabb emailben, hogy vajon megkapta-e az elsőnek elküldött e-mailjüket, mindezekkel csak tovább növelve a beérkező leveleket.

Itt az Ideje, hogy az e-mailjét ellenőrzés alatt tartsa!

Ne pazaroljon több időt arra, hogy rosszul kezeli az üzleti tevékenységének egyik legfontosabb elemét. Használja ezeket az e-mail-kezelési tippeket, hogy kidolgozzon egy megvalósítható stratégiát, és utána tartsa magát hozzá. Először bosszantónak tűnhet, de meglátja, egykettőre tiszta lesz a beérkező leveleinek fiókja – és a józan esze is ezzel együtt vissza fog térni – rövid idő alatt!